Wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, gibt es einiges in Sachen Datenschutz zu berücksichtigen. Das sind Ihre To-Dos im Überblick:
Vor der Vertragsunterschrift
Die DSGVO verpflichtet zur Transparenz. Die betroffenen Personen, deren Daten verarbeitet werden, müssen VOR der Datenverarbeitung darüber informiert werden, was mit ihren Daten passiert. Händigen Sie dem Bewerber die passenden Datenschutzhinweise daher so früh wie möglich aus - am besten mit der ersten Antwort auf seine Bewerbungsunterlagen.
Verpflichtung zur Vertraulichkeit
Als Unternehmen sind Sie zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet, wenn Sie personenbezogene Daten verarbeiten. Und das Unternehmen besteht aus Menschen. Deswegen muss sich Beschäftigte - egal ob er in Vollzeit, Teilzeit, Aushilfe oder als Azubi beschäftigt vom Geschäftsführer oder Inhaber zur Vertraulichkeit verpflichtet werden. Dazu gehört auch ein Merkblatt, das die grundlegenden datenschutzrechtlichen Begriffe und mögliche Strafen erklärt.
Datenschutzschulung
Das oben erwähnte Merkblatt ersetzt natürlich keine Schulung. Denn wenn den Beschäftigten Strafen bei Nichteinhaltung drohen, müssen sie natürlich auch dahingehend geschult werden, wie es denn richtig geht! Dazu gehört das richtige Verhalten bei Datenpannen und Anfragen betroffener Personen genauso wie die wichtigsten Punkte, die im Umgang mit personenbezogenen Daten im Büroalltag berücksichtigt werden müssen (z. B. der Einsatz von Aktenvernichtern, das Sperren des Computers und die Wahl des richtigen Passworts).
Foto, Diensthandy, Homeoffice
Wenn das Foto des "Neuen" auf der Firmenwebsite erscheinen soll, benötigen Sie eine schriftliche Einwilligung dafür. Diese muss freiwillig sein und jederzeit widerrufen werden können. Bei der Arbeit aus dem Homeoffice sind ebenfalls besondere datenschutzrechtliche Aspekte zu berücksichtigen - zum Beispiel das Ausschalten akustischer Assistenzsysteme wie Alexa, der Sichtschutz für den Bildschirm und die Sicherung der Internetleitung. Wenn der Mitarbeiter ein Diensthandy erhält, sollte unter anderem genau geregelt sein, welche Apps er installieren darf, wie das Handy zu sichern ist und was bei Verlust/Beschädigung zu tun ist. Schließlich muss in allen Fällen der Schutz der Daten genauso gut gewährleistet sein, wie es bei der Arbeit im Büro mit den geschäftlichen Geräten der Fall wäre.
Rechtlicher Hinweis: Ich beschäftige mich zwar tagtäglich mit den Themen Datenschutz und Internetrecht, bin aber kein Anwalt. Deswegen stellt dieser Beitrag ausdrücklich keine Rechtsberatung dar.