Auch in Zeiten des Kontaktverbots müssen Sie Ihre Mitarbeiter in Sachen Datenschutz sensibilisieren und schulen. Aufgrund der anhaltenden Kontaktbeschränkungen bieten sich folgende Formate an:
1) Online-Schulungen
Dank Webcam, Headset und Homeoffice ist eine Online-Schulung fast wie eine persönliche Schulung. Beachten Sie aber, dass der Datenschutz schon bei der Auswahl des Konferenzanbieters und der Gestaltung der Schulung anfängt. Wenn Sie einen amerikanischen Anbieter auswählen, sollten Sie darauf achten, dass dieser zumindest Standardvertragsklauseln anbietet und die Daten (Inhalte und Metadaten) nicht für eigene Zwecke nutzt oder sie weitergibt.
Seit dem Wegfall des US Privacy Shields ist es jedoch sicherer, europäische Anbieter auszuwählen. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (auf Englisch: Data Processing Agreement) müssen Sie in beiden Fällen abschließen - unabhängig vom Sitz des Anbieters. Eine Liste empfehlenswerter Anbieter finden Sie in diesem Beitrag des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg. Weitere Ausführungen und Tipps gibt der Internetanwaltsdienst eRecht24 in diesem Beitrag.
Wenn Sie sich dennoch für einen amerikanischen Anbieter entscheiden, sollten Sie zumindest die Menge der übermittelten Daten so weit wie möglich reduzieren (was generell ein empfehlenswerter Ansatz ist). So könnten Sie zum Beispiel die Möglichkeit deaktivieren, dass das Kamerabild der Teilnehmer übermittelt wird und auf eine Aufzeichnung verzichten. Überlegen Sie sich genau, welche Daten Sie nicht unbedingt zur Durchführung der Schulung benötigen.
In jedem Fall müssen Sie die Teilnehmer aber vor Beginn der Schulung darüber informieren, welche Datenverarbeitungen im Rahmen der Online-Schulung stattfinden.
2) Schriftliche Unterlagen
Wenn Sie bereits eine Schulung im Unternehmen organisiert haben und es lediglich um eine Auffrischung der Inhalte geht, kann es auch eine gute Wahl sein, eine Zusammenfassung per E-Mail zu schicken - vielleicht auch in einer E-Mail-Serie? So wären die Inhalte leichter "verdaulich", weil sie in kleinen Happen kommen. So eine Auffrischung können Sie praktisch über das ganze Jahr hinziehen, indem Sie immer wieder einen anderen Aspekt betonen.
Rechtlicher Hinweis: Ich beschäftige mich zwar tagtäglich mit den Themen Datenschutz und Internetrecht, bin aber kein Anwalt. Deswegen stellt dieser Beitrag ausdrücklich keine Rechtsberatung dar.