Zum 17.12.2023 müssen Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitern ein Hinweisgeberschutzsystem einrichten. Das erfordert auch Handlungsbedarf im Datenschutz.
Ein Hinweisgeberschutzsystem soll es Bewerbern und Beschäftigten ermöglichen, Meldungen zu Verstößen im Unternehmen abzugeben, ohne selbst Nachteile dafür erleiden zu müssen.
Die Vertraulichkeit steht hierbei an oberster Stelle. Da bei den Meldungen auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, muss die Tätigkeit der Meldestelle in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und in den Datenschutzhinweisen für betroffene Personen aufgenommen werden.
Die Aufbewahrungspflichten für die Meldungen müssen eingehalten werden und es muss eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt werden. Denn diese ist erforderlich, wenn die Datenverarbeitung "voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat". Aufgrund der Sensibilität der Daten der Meldungen und der möglichen negativen Konsequenzen für die Hinweisgeber ist diese Voraussetzung gegeben.
Beziehen Sie also unbedingt Ihren Datenschutzbeauftragten in die Einrichtung eines Hinweisgeberschutzsystems mit ein.
Rechtlicher Hinweis: Ich beschäftige mich zwar regelmäßig mit den Themen Datenschutz und Internetrecht, bin aber kein Anwalt. Deswegen stellt dieser Beitrag ausdrücklich keine Rechtsberatung dar.