Beim Umzug landet alles in Kisten - und im Idealfall später wieder am richtigen Platz im Büro. Doch die Kisten sind mobil und gehen durch viele Hände. Wie können Sie also das Risiko einer Datenpannen reduzieren?
1. Gute Planung ist die halbe Miete
Je besser die Planung im Vorfeld, desto weniger kann beim eigentlichen Umzug schiefgehen: Überlegen Sie genau, welche Daten Sie zu welchem Zeitpunkt der Umzugsphase noch benötigen und setzen Sie einen konkreten Termin, wann der Ortswechsel für die Datenträger und Akten stattfindet. Darauf können Sie hinarbeiten und vermeiden spontane Planänderungen. An diesem Termin sollte sich alles andere ausrichten. Durch eine deutliche Beschriftung stellen Sie sicher, dass die Daten nach dem Umzug schnell wieder an der richtigen Stelle im Büro landen.
2. Wählen Sie Helfer mit Bedacht
Wer Zugriff auf Ihre Daten hat, muss zumindest zur Vertraulichkeit verpflichtet werden. Wählen Sie daher ein vertrauenswürdiges Umzugsunternehmen oder beauftragen Sie für den Transport der Datenträger vielleicht sogar Ihren IT-Dienstleister. Er kennt sich am besten damit aus, wie die Datenträger sicher transportiert werden können und mit ihm haben Sie ohnehin schon einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Somit sind die wichtigsten Datenschutzvoraussetzungen für die Wahrung der Vertraulichkeit geschaffen.
3. Machen Sie vorher ein Backup
Wenn Daten verlorengehen, ist das immer ärgerlich und wird für Sie vermutlich die Meldung einer Datenpanne bei der Datenschutzaufsichtsbehörde bedeuten. Noch ärgerlicher ist es aber, wenn Sie die Daten nicht mehr wiederherstellen können, weil alle Datenträger und Backups in der gleichen Kiste waren und diese Kiste verlorengegangen ist. Achten Sie also darauf, dass Sie mindestens ein Backup haben, das gesondert transport wird oder das sich vielleicht in der Cloud befindet und somit nicht transportiert werden muss. Je nach Ersetzbarkeit der Akten empfiehlt sich gegebenenfalls auch eine Kopie oder ein Scan der Papierakten.
Rechtlicher Hinweis: Ich beschäftige mich zwar regelmäßig mit den Themen Datenschutz und Internetrecht, bin aber kein Anwalt. Deswegen stellt dieser Beitrag ausdrücklich keine Rechtsberatung dar.