Die Anwesenheitsliste kehrt in unseren Alltag ein - aber muss sie wirklich jedes Unternehmen führen? Oder verstoßen Sie damit möglicherweise gegen Datenschutzrecht?
Beim Restaurant-Besuch muss man sich in eine Anwesenheitsliste eintragen, damit im Infektionsfall die Kette zurückverfolgt werden kann und Ansteckungsrisiken minimiert werden können. Immer häufiger finde ich solche Listen auch bei Kundenbesuchen. Leider sind dies meist keine Restaurants. ?
Dabei ist nach DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) genau zu prüfen, ob die Führung einer solchen Liste verpflichtend/erlaubt ist. Nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO ist es nämlich nur erlaubt, Daten zu erheben (und somit zu verarbeiten), wenn es dafür einen Erlaubnistatbestand gibt.
Das kann beispielsweise die Einwilligung der betroffenen Person sein oder die Notwendigkeit zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten. Wenn Sie also ein Produkt verkaufen und liefern, benötigen Sie dafür den Namen und die Lieferanschrift des Empfängers.
Auch die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ist ein Erlaubnistatbestand. So müssen Sie zum Beispiel Rechnungen 10 Jahre lang aufheben sowie Name und Anschrift für die Ausstellung einer Rechnung erheben.
Auf den Vordrucken für die Corona-Anwesenheitslisten findet sich häufig ein Disclaimer, der sich auf die betreffende Corona-Verordnung bezieht. In Hessen wäre das beispielsweise die „Kontakt- und Betriebsbeschränkungsverordnung“. Hier wird z. B. unter § 4 (1) 2.b erläutert, dass „Gaststätten im Sinne des Hessischen Gaststättengewerbes Speisen und Getränke zum Verzehr vor Ort anbieten dürfen, wenn sichergestellt ist, dass Name, Anschrift und Telefonnummer der Gäste erfasst werden“ (gekürztes Zitat aus dem Verordnungstext). Wenn Sie also eine Gaststätte im Sinne der Verordnung betreiben, hätten Sie eine gesetzliche Verpflichtung zum Führen einer Anwesenheitsliste. Wenn nicht, fällt diese gesetzliche Grundlage für Sie weg.
Wenn es auch sonst keine gesetzliche Verpflichtung für Ihre Branche gibt, eine solche Anwesenheitsliste zu führen, dann dürfen Sie sie sogar gar nicht führen. Ihnen fehlt der Erlaubnistatbestand zur Verarbeitung personenbezogener Daten und damit gilt das generelle Verarbeitungsverbot.
Prüfen Sie also im Einzelfall genau mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einem Anwalt, ob Sie zur Führung einer solchen Liste verpflichtet/berechtigt sind.
Rechtlicher Hinweis: Ich beschäftige mich zwar tagtäglich mit den Themen Datenschutz und Internetrecht, bin aber kein Anwalt. Deswegen stellt dieser Beitrag ausdrücklich keine Rechtsberatung dar.