"Ich dachte ...", "Ach so ...", "Aber du hast doch damals gesagt ..." - Wo kommuniziert wird, entstehen Missverständnisse. Das lässt sich nicht vermeiden. Mit ein paar einfachen Kniffen können Sie aber die Anzahl der Missverständnisse zumindest deutlich reduzieren.
Adjektive vermeiden
Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, wie gerne in der Werbung Adjektive verwendet werden? Alles wird so einfach, so schön, so günstig - Adjektive sind wunderbar! Allerdings nur, wenn der gewünschte Effekt darin liegt, dass jeder seiner eigenen Vorstellung von einfach, schön und günstig nachhängen kann.
Wenn Sie möchten, dass alle das gleiche Verständnis von einer Sache haben, vermeiden Sie Adjektive und werden Sie konkret: Fakten, Fakten, Fakten also. :-)
Wer beispielsweise bei einem Architekten den Bau eines "schönen Hauses" in Auftrag gibt, der könnte am Ende böse überrascht werden, weil der Architekt etwas ganz anderes darunter versteht. Nicht umsonst verbringen Bauherren Monate damit, die Größe, die Raumanzahl, die Raumaufteilung, die zu verwendenden Materialien etc. festzulegen. Je unmissverständlicher die Anforderungen dokumentiert werden, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Ergebnis am Ende den eigenen Vorstellungen entspricht.
Zwischenkontrollen
Und noch eine Sache können wir vom Bau lernen. Bauherren oder das beauftragte Bauunternehmen sind regelmäßig vor Ort, um sich davon zu überzeugen, dass alles wie besprochen umgesetzt wird.
Übertragen Sie dieses Prinzip auf Ihre Gespräche: Fragen Sie zwischendurch immer wieder nach, ob was Ihr Gegenüber bisher verstanden hat, oder fassen Sie selbst noch einmal mit Ihren eigenen Worten zusammen, was Sie bisher verstanden haben. So können Sie schneller einschreiten, falls die Vorstellungen auseinanderdriften.
Die gleiche Sprache
Bestellen Sie mal in Norddeutschland Weggli oder außerhalb von Berlin Schrippen und schauen Sie, ob Sie wirklich Brötchen erhalten oder nur fragende Blicke.
Was beim Dialekt anfängt, geht bei der Fachsprache weiter. Während es vielleicht intern bei Ihnen ganz normal ist, vom "Portal" zu reden, wenn Sie die gemeinsame Plattform mit den Kundenzugängen meinen, denken Ihre Kunden dabei vielleicht eher an ein übernatürliches Medium. ;-)
Gefährlich sind auch Abkürzungen, die sich automatisch einbürgern, wenn man Begriffe häufig verwendet. Bitte versetzen Sie sich einmal in die Lage Ihres Gegenübers. Ist der Begriff für Ihren Gesprächspartner genauso alltäglich?
Und wenn Sie im Laufe des Gesprächs merken, dass Ihr Gesprächspartner das Portal als Plattform bezeichnet, dann tun Sie sich den Gefallen und übernehmen Sie das Vokabular. So eliminieren Sie schonmal eine Barriere und erleichtern die Kommunikation. Je leichter und eindeutiger Sie kommunizieren, desto seltener werden Ihnen Missverständnisse Kopfzerbrechen bereiten.