Nächstes Jahr alles besser machen - für solche Vorsätze ist jetzt genau die richtige Zeit. Aber was will man eigentlich besser machen?
Ein paar Ideen in Sachen Datenschutz:
1) Mitarbeiter regelmäßig sensibilisieren
Ein mahnendes Wort im Mai 2018 reicht leider nicht für alle Ewigkeit aus. Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Ihre Mitarbeiter regelmäßig zu schulen. Schließlich ändert sich immer mal wieder etwas in Sachen Datenschutz. Vielleicht kommen neue Verarbeitungstätigkeiten hinzu oder neue Handlungsempfehlungen von den Aufsichtsbehörden. Wenn sich nichts Neues tut, frischen Sie das alte Wissen einfach kurz auf - in einem kurzen Meeting, einer E-Mail, einer Checkliste, mit einer Info-Grafik, ... Für die meisten Mitarbeiter ist es schwierig, den Bezug zwischen Datenschutz und ihren täglichen Aufgaben herzustellen. Eine Schulung oder ein Datenschutz-Newsletter helfen dabei, das Bewusstsein zu schärfen - z. B. zum Thema cc-/bcc-Mails oder Anfragen von betroffenen Personen (z. B. Kunden).
Womit wir schon bei der nächsten Vorsatz-Idee wären ...
2) Kunden informieren
Wie aktuell sind die Datenschutzhinweise auf Ihrer Website? Oder die Datenschutz-Vorlage, die jeder Neukunde von Ihnen erhält? Befinden sich hier etwa noch Referenzen auf das Privacy Shield oder andere veraltete gesetzliche Grundlagen? Vielleicht setzen Sie mittlerweile auch ganz neue Software-Programme oder Dienstleister ein, die noch nicht berücksichtigt wurden? Es lohnt sich auf jeden Fall, einmal genauer hinzuschauen, damit Sie Ihre Kunden auch richtig informieren.
3) Abläufe dokumentieren
Ich weiß, ich weiß, die Sicht nach innen ... Dokumentation ist nicht gerade das beliebteste Thema im Betrieb. Dabei kann ein übersichtlicher Notfallplan mit Kontaktliste im Ernstfall eine wichtige Hilfestellung sein. Oder eine Übersicht mit To Do's in Sachen Datenschutz samt Zuständigkeiten und Zeitplan. Je trockener das Thema, desto wichtiger ist es, ansprechende Unterlagen bereitzustellen, die den Umgang damit erleichtern. Tun Sie doch einfach mal so, als wenn Ihre Mitarbeiter Ihre Kunden wären?
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen einen besinnlichen Jahresausklang und viel Energie für die Umsetzung Ihrer guten Vorsätze in 2021! :-)
Rechtlicher Hinweis: Ich beschäftige mich zwar tagtäglich mit den Themen Datenschutz und Internetrecht, bin aber kein Anwalt. Deswegen stellt dieser Beitrag ausdrücklich keine Rechtsberatung dar.