Datenschutz kann kompliziert sein - das muss aber nicht so sein. ;-) Hier erhalten Sie Anregungen, worauf Sie sich fokussieren sollten.
1) Machen Sie es sich leicht!
Datenschutz ist keine Eintagsfliege, sondern ein Thema, das genauso selbstverständlich in Ihre Abläufe integriert werden sollte wie der morgendliche Gang in die Tee-/Kaffeeküche.
Dabei tun Sie sich und Ihren Beschäftigten einen großen Gefallen, wenn dies so "idiotensicher" wie möglich passiert. Zwei zentrale Aspekte im Datenschutz sind die Information von betroffenen Personen und die Einhaltung der Löschfristen.
Wenn zum Beispiel in die Word-Vorlage für neue Angebote automatisch die Textblöcke zum Datenschutz integriert werden, können diese nicht mehr vergessen werden. Und wenn der Systemadministrator automatisch alle Mails löscht, die im Ordner "Steuern" liegen und älter als 11 Jahre sind, dann steht auch hier schonmal ein Punkt weniger auf der To-Do-Liste. Ein Feld/eine Checkbox in der CRM-Software, mit der sich Telefonnotizen leicht hinterlegen lassen, macht getroffene Vereinbarungen leichter nachvollziehbar und damit auch nachweisbar, falls es einmal eine Beschwerde gibt.
2) Planen Sie 2 Termine pro Jahr ein
Je regelmäßiger Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten sprechen, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass datenschutzrelevante Themen übersehen werden. Mindestens sollten Sie jedoch zwei Mal im Jahr zusammenkommen:
- Einmal, um zu überprüfen, ob neue datenschutzrelevante Themen entstanden sind und um die Datenschutzdokumentation entsprechend zu aktualisieren
- Einmal, um die Beschäftigten zu schulen
Das jährliche Datenschutz-Audit
Selbst wenn es keinerlei Veränderungen in Ihrem Unternehmen gegeben hat, macht ein jährlicher Termin auf jeden Fall Sinn! Denn so können Sie an offene Fragen oder Aufgaben anknüpfen und stellen vielleicht fest, dass Ihr Datenschutzbeauftragter Sie bei der geplanten Einführung einer neuen Software gut unterstützen kann und Sie dadurch im laufenden Betrieb Zeit und Nerven sparen werden.
Oder Sie tauschen sich über eine anstehende Gesetzesänderungen in Ihrer Branche aus und stellen dabei fest, dass dadurch die Datenschutzhinweise aktualisiert werden müssen, weil zusätzliche Daten verarbeitet werden.
Solche Punkte gehen erfahrungsgemäß im Tagesgeschäft schnell unter.
Die jährliche Datenschutzschulung der Beschäftigten
Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Ihre Beschäftigten regelmäßig in Sachen Datenschutz zu schulen. Und das aus gutem Grund! Denn es ist ganz normal, dass es Zeit braucht, bis neue Abläufe zur Routine werden. Gleichzeitig ist es erfahrungsgemäß so, dass mit jeder Schulung das Verständnis für das Thema steigt und ganz neue Aspekte auf den Schirm kommen, die in einer Schulung gut geklärt werden können.
Auf diese Weise reduzieren Sie das Risiko für Datenpannen, die zu einem Bußgeld führen könnten.
Rechtlicher Hinweis: Ich beschäftige mich zwar regelmäßig mit den Themen Datenschutz und Internetrecht, bin aber kein Anwalt. Deswegen stellt dieser Beitrag ausdrücklich keine Rechtsberatung dar.