Die meisten Unternehmen tolerieren die private Nutzung des geschäftlichen E-Mail-Accounts. Was ist denn auch schon dabei?
Nun, solange alles planmäßig läuft, eigentlich gar nichts. Sobald aber ein Mitarbeiter aus dem Vertrieb ungeplant krank wird und kein Sammelpostfach zum Einsatz kommt, wird der ein oder andere Geschäftsführer schon einmal unruhig. Was sich da wohl alles an unbeantworteten Anfragen tummelt, die barer Umsatz fürs Unternehmen wären? Dumm nur, dass der Mitarbeiter nicht wenigstens eine Abwesenheitsnotiz einrichten konnte ...
In so einem Fall ist es verlockend, einen Blick in das E-Mail-Postfach des betreffenden Mitarbeiters zu werfen und schon schnappt die Falle zu. Wenn dieser nämlich bei seiner Rückkehr erfährt, dass der Chef auch private Mails von seiner geliebten Rosi gelesen hat, die im geschäftlichen Postfach gelandet waren, könnte er vors Arbeitsgericht ziehen - oder vor die Datenschutzaufsichtsbehörde. Denn wenn dieser Fall nicht eindeutig schriftlich geregelt wurde, handelt es sich hierbei um einen datenschutzrechtlichen Verstoß von Seiten des Chefs. Dieser hatte natürlich nicht die Absicht, private Mails zu lesen, aber es ließ sich einfach nicht verhindern, dass er zumindest den Absender und den Betreff gelesen hat.
Doch auch bei einem Verbot der privaten Nutzung lauern Fallen: Wenn Sie nämlich keine stichprobenartigen Kontrollen durchführen und dokumentieren, wird Ihnen das im Zweifelsfall wie eine Duldung der privaten Nutzung ausgelegt und sie landen in der gleichen Falle wie oben beschrieben.
Besser ist es also, eine klare schriftliche Regelung zu treffen. Eine Vorlage dafür bietet der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen unter folgendem Link: https://www.lfd.niedersachsen.de/download/32375/Orientierungshilfe_datenschutzgerechte_Internet-Nutzung_Stand_04.02.2016_.pdf Die Mustervorlagen beginnen ab Seite 13.
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