Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, gibt es viel zu tun. Während die meisten an das Sperren der Zugänge und die Schlüsselrückgabe sofort denken, gibt es andere Themen, die nicht so offensichtlich sind. Hier finden Sie ein paar Denkanstöße.
E-Mail-Postfach
- Fordern Sie den ausscheidenden Mitarbeiter auf, gegebenenfalls private Daten zu löschen. Idealerweise ist bei Ihnen im Unternehmen die Privatnutzung geschäftlicher Kommunikationsmittel ohnehin untersagt.
- Aktivieren Sie einen Autoresponder, der den Absender der E-Mail darüber informiert, dass sein gewünschter Ansprechpartner nicht mehr bei Ihnen beschäftigt ist. Machen Sie dabei auf keinen Fall Angaben zu dem Grund. Informieren Sie lediglich über die Tatsache und nennen Sie gegebenenfalls den neuen Ansprechpartner. Leiten Sie die Mails nicht automatisch weiter.
- Sobald alle laufenden Vorgänge abgeschlossen sind (dies sollte in der Regel nach maximal 3 Monaten der Fall sein), archivieren Sie das Postfach, so dass keine neuen Mails mehr eingehen können. Falls nun noch jemand eine E-Mail schreibt, sollte die Person eine Fehlermeldung erhalten, dass das Postfach nicht existiert. Stellen Sie vorher sicher, dass das Postfach nicht mehr für Passwort-Resets benötigt wird, die Zugänge betreffen, die mit dieser Mailadresse erstellt wurden.
- Löschen Sie das Archiv nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen. Diese betragen in der Regel 6 Jahre bei Beschäftigten ohne steuerrelevante Korrespondenz und 10 Jahre bei Beschäftigten mit steuerrelevanter Korrespondenz.
Fotos
Löschen Sie Fotos, die Sie nicht mehr benötigen, z. B. weil Sie es mit Einwilligung des Beschäftigten auf Ihrer Website veröffentlicht hatten. Wichtig dabei: Löschen Sie es komplett und unwiederbringlich. Ein Entfernen aus der Frontend-Ansicht reicht nicht aus. Das Foto darf auch nicht mehr auf dem Webserver oder an sonstigen Speicherorten vorhanden sein.
Firmenhandy/Firmenlaptop
Achten Sie darauf, dass alle personenbezogenen Daten (z. B. Anruflisten, Browserverlauf) datenschutzkonform gelöscht werden, bevor das Gerät an einen neuen Mitarbeiter übergeben wird. Lassen Sie die Daten am besten mehrfach überschreiben, damit eine Wiederherstellung ausgeschlossen ist.
Rechtlicher Hinweis: Ich beschäftige mich zwar regelmäßig mit den Themen Datenschutz und Internetrecht, bin aber kein Anwalt. Deswegen stellt dieser Beitrag ausdrücklich keine Rechtsberatung dar.