Das Coronavirus stellt die Arbeitswelt auf den Kopf. Plötzlich müssen Mitarbeiter von zu Hause auf Firmendaten zugreifen oder virtuell mit ihrem Team zusammenarbeiten. Das sollten Sie aus datenschutzrechtlicher Sicht beachten:
Regelungen für das Homeoffice
Um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, sollten Sie ein paar Verhaltensregeln aufstellen, zum Beispiel, dass die Daten auf dem Firmenserver gespeichert werden sollen (der per VPN erreichbar sein sollte) und dass der Bildschirm nicht gerade mit Blick zur Tür platziert wird, um ihn vor neugierigen Blicken von Mitbewohnern zu schützen.
Neue Softwareanbieter
Ob Videokonferenz, Kollaborationssoftware oder Chatprogramme. Achten Sie darauf, wo die übermittelten Daten landen - hat der Anbieter Zugriff darauf? Wie sieht es im Supportfall aus? Fast immer muss mit Softwareanbietern ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen werden.
Interne Strukturen
Die Mitarbeiter sollten genau wissen, an wen sie sich für welche Fragen wenden sollten. Und natürlich, wo sie die Daten speichern sollen, was eine Datenschutzpanne ist und an wen sie zu melden ist. Stellen Sie also sicher, dass Ihre interne Kontaktliste auf dem neuesten Stand ist und die Mitarbeiter eine kurze Schulung in Sachen Homeoffice erhalten - zum Beispiel über die oben erwähnte Richtlinie. So haben Sie die Schulungsinhalte auch gleich dokumentiert.